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Cómo proteger tus documentos en Google Drive

Tips para aprovechar Google Drive y ser mas productivo . Aprovecha esta herramienta para almacenar tus archivos

Sácale provecho a Google Drive para resguardar tus documentos y mejora la productividad

En artículos anteriores habrás escuchado nombrar Google Drive como una de las opciones esenciales para el teletrabajo.

En aquella ocasión enumeramos su utilidad y sus beneficios sin ahondar en detalles, pero debido a sus innumerables oportunidades de aprovechamiento, hoy queremos ofrecerte una guía paso a paso para que aprendas a sacarle el jugo desde lo básico.

Google Drive es un servicio que puede ser gratuito o de pago; dependiendo de la capacidad de almacenamiento puedes adoptar planes en Googke  que te permite almacenar información y sincronizar archivos desde cualquier dispositivo (pc, laptop, Tablet o teléfono) que hayas conectado a tu cuenta de correo electrónico de Gmail. 

En pocas palabras, sin importar en qué aparato electrónico tengas información, puedes almacenarla en un solo lugar y tenerla a mano en cualquier lugar y momento.  Veamos cómo funciona:

Google Drive en 3 pasos:

Iniciemos con la premisa de que ya posees una cuenta de e-mail con Gmail y que harás todo el proceso desde una laptop o pc. Este paso a paso es para utilizar la herramienta a nivel profesional y que así puedas gestionar tu negocio de mejor forma.

Ingresa a Google drive

  1. Ingresa a tu correo electrónico; ve a las opciones de aplicaciones que te ofrece la empresa (en la sección superior derecha, donde están los 9 puntitos que conforman el cuadro, al lado de tu foto de perfil); haz un clic y verás que se despliegan una serie de herramientas de la prestadora de este servicio. Elige la opción “Drive”.
  1. Al elegir la aplicación se abrirá una ventana y verás todas las opciones de tu nuevo escritorio profesional para almacenar información. Si miras al lado izquierdo de tu pantalla tienes las opciones:
  • Mi unidad: Aquí es donde tendrás de manera ordenada tus carpetas y archivos. Imagínalo como tu escritorio.
  • Compartido Conmigo. Si tu equipo de trabajo te envía algún material a esta cuenta de correo electrónico se guardará en este apartado todo el archivo.
  • Recientes: los archivos que hayas revisado o agregado recientemente
  • Destacados: Puedes marcar el nivel de importancia de cada material y visualizarlo aquí añadiendo estrellas a los documentos.
  • Papelera: Cada vez que elimines algo de tu Drive, se almacenará en esta sección.

3.Podemos ir organizando nuestro Drive, a través de carpetas. En el apartado “Mi Unidad”:

  • Crear Nueva Carpeta: Una buena manera es crearte un sistema de categorías, de acuerdo con el funcionamiento de tu emprendimiento y a cada carpeta ponerle el nombre de esas categorías, así, cada vez que ingrese un material nuevo a tu correo, puedes clasificarlo y tener todo ordenado.
  • Subir archivos: Desde cualquier dispositivo puedes iniciar el almacenamiento de documentos, ya sea que estén en tu computadora, en el teléfono o Tablet, sólo necesitas acceder a tu cuenta de correo electrónico.
  • Subir Carpetas: Si ya tienes un grupo de carpetas organizadas, puedes subirlas enviarlas a Drive para mantener el respaldo de la información en la nube.

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  • También puedes utilizar otras herramientas de Google que son compatibles con Drive como abrir un nuevo documento, una hoja de cálculo, presentaciones, formularios, entre otros y comenzar a trabajarlo desde esta ventana y almacenarla una vez culminada.

Si ya posees una cuenta Gmail, aprovecha tu tiempo, comienza a organizar tu negocio y sácale provecho a esta herramienta que te ofrece 15 GB de memoria gratuita. Si crees que esta cantidad de espacio es poca, la empresa tiene planes a precios que se adaptan a todos los bolsillos y necesidades.

La idea principal es que todos tus archivos importantes estén en un solo lugar y puedas acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento; sin el temor de que se puedan perder porque alguno de tus dispositivos se dañe.

Recuerda que nuestra sección de comentarios siempre está abierta para que aportes datos interesantes sobre los temas tratados, para que la comunidad de emprendedores siga conociendo herramientas útiles.

En la Fundación tenemos una red de apoyo con Charlas y Talleres para que cada vez sean más los emprendimientos que tengan éxito en el mercado.

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