Cómo proteger tus documentos en Google Drive

Sácale provecho a Google Drive para resguardar tus documentos y mejora la productividad

En artículos anteriores habrás escuchado nombrar Google Drive como una de las opciones esenciales para el teletrabajo.

En aquella ocasión enumeramos su utilidad y sus beneficios sin ahondar en detalles, pero debido a sus innumerables oportunidades de aprovechamiento, hoy queremos ofrecerte una guía paso a paso para que aprendas a sacarle el jugo desde lo básico.

Google Drive es un servicio que puede ser gratuito o de pago; dependiendo de la capacidad de almacenamiento puedes adoptar planes en Googke  que te permite almacenar información y sincronizar archivos desde cualquier dispositivo (pc, laptop, Tablet o teléfono) que hayas conectado a tu cuenta de correo electrónico de Gmail. 

En pocas palabras, sin importar en qué aparato electrónico tengas información, puedes almacenarla en un solo lugar y tenerla a mano en cualquier lugar y momento.  Veamos cómo funciona:

Google Drive en 3 pasos:

Iniciemos con la premisa de que ya posees una cuenta de e-mail con Gmail y que harás todo el proceso desde una laptop o pc. Este paso a paso es para utilizar la herramienta a nivel profesional y que así puedas gestionar tu negocio de mejor forma.

1. Ingresa a tu correo electrónico; ve a las opciones de aplicaciones que te ofrece la empresa (en la sección superior derecha, donde están los 9 puntitos que conforman el cuadro, al lado de tu foto de perfil); haz un clic y verás que se despliegan una serie de herramientas de la prestadora de este servicio. Elige la opción “Drive”.

1. Al elegir la aplicación se abrirá una ventana y verás todas las opciones de tu nuevo escritorio profesional para almacenar información. Si miras al lado izquierdo de tu pantalla tienes las opciones:

• Mi unidad: Aquí es donde tendrás de manera ordenada tus carpetas y archivos. Imagínalo como tu escritorio.
• Compartido Conmigo. Si tu equipo de trabajo te envía algún material a esta cuenta de correo electrónico se guardará en este apartado todo el archivo.

• Recientes: los archivos que hayas revisado o agregado recientemente
• Destacados: Puedes marcar el nivel de importancia de cada material y visualizarlo aquí añadiendo estrellas a los documentos.
• Papelera: Cada vez que elimines algo de tu Drive, se almacenará en esta sección.

3.Podemos ir organizando nuestro Drive, a través de carpetas. En el apartado “Mi Unidad”:

• Crear Nueva Carpeta: Una buena manera es crearte un sistema de categorías, de acuerdo con el funcionamiento de tu emprendimiento y a cada carpeta ponerle el nombre de esas categorías, así, cada vez que ingrese un material nuevo a tu correo, puedes clasificarlo y tener todo ordenado.

• Subir archivos: Desde cualquier dispositivo puedes iniciar el almacenamiento de documentos, ya sea que estén en tu computadora, en el teléfono o Tablet, sólo necesitas acceder a tu cuenta de correo electrónico.

• Subir Carpetas: Si ya tienes un grupo de carpetas organizadas, puedes subirlas enviarlas a Drive para mantener el respaldo de la información en la nube.

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• También puedes utilizar otras herramientas de Google que son compatibles con Drive como abrir un nuevo documento, una hoja de cálculo, presentaciones, formularios, entre otros y comenzar a trabajarlo desde esta ventana y almacenarla una vez culminada.

Si ya posees una cuenta Gmail, aprovecha tu tiempo, comienza a organizar tu negocio y sácale provecho a esta herramienta que te ofrece 15 GB de memoria gratuita. Si crees que esta cantidad de espacio es poca, la empresa tiene planes a precios que se adaptan a todos los bolsillos y necesidades.

La idea principal es que todos tus archivos importantes estén en un solo lugar y puedas acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento; sin el temor de que se puedan perder porque alguno de tus dispositivos se dañe.

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